Vycrim ClickUp Rollout

Wie alles begann

 

Vycrim, ein dynamisches Unternehmen für digitales Marketing, sah sich mit folgender Herausforderung konfrontiert: Mitarbeitende verwendeten in der Verwaltung mehrere Apps, die zwar alle für sich genommen leistungsstark waren, aber in Summe zu einer ineffizienten Kommunikation zwischen den einzelnen Teams führten. Daher plante das Unternehmen, ClickUp als ganzheitliche Lösung zu integrieren, um eine nahtlose Projektverwaltung und -koordination zu ermöglichen.

 

Die Herausforderung bestand nun darin, die neue Software auf die bestmögliche und effizienteste Weise einzuführen - an dieser Stelle nahm Vycrim Kontakt mit mir auf. Gemeinsam analysierten wir die Situation anhand des Prozesses von Cathy Moore aus ihrem bahnbrechenden Buch "Map It". Im Folgenden finden Sie eine Zusammenfassung unserer Gespräche und des daraus resultierenden Aktionsplans.

 

1. Was war das Ziel von Vycrim?

 

Angesichts immer neuer Projekte und eines beträchtlichen Unternehmenswachstums wurde das Ziel von Vycrim klar: Verbesserung der Effizienz bei der Projektabwicklung um 25 % bis zum ersten Quartal 2024 durch Konsolidierung aller Projektmanagement-Aufgaben und aller Kommunikation in ClickUp.

 

2. Was brauchten die Mitarbeitenden von Vycrim?

 

Die Mitarbeitenden von Vycrim benötigten einen reibungslosen, effektiven und schnellen Übergang zu ClickUp. Gemäß dem ClickUp-Slogan "Eine App, die alle anderen ersetzt" mussten sie sich von ihrem unzusammenhängenden App-Ökosystem lösen, das ihre Arbeitsprozesse unnötig erschwerte.

3. Welche Hindernisse standen im Weg?

​

Durch das Unternehmenswachstum von Vycrim stand jetzt mehr auf dem Spiel. Das Team wagte sich an komplexere Projekte heran, und obwohl ClickUp benutzerfreundlich war, umfasste die Software weitaus umfangreichere Funktionen als die zuvor verwendeten Apps. Diese Komplexität, kombiniert mit einer steigenden Zahl an Projekten, löste bei manchen Mitarbeitenden Vorbehalte aus.

​

4. Welche Änderungen sollten helfen?

 

a) Wir mussten sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden ClickUp technisch verstanden und beherrschten. Hierzu mussten wir dafür sorgen, dass ClickUp für alle Arbeitsabläufe zur Selbstverständlichkeit wurde. b) Wir mussten alle Zweifel und Ängste gegenüber der Einführung einer neuen Software durch motivierende Medien ansprechen und auflösen.

 

5. Konnten E-Learning und Change Management ein Teil der Lösung sein?

 

Ja, sowohl E-Learning als auch Change Management waren in diesem Projekt von entscheidender Bedeutung. E-Learning, weil Mitarbeitende in der Regel noch nicht mit ClickUp vertraut waren - und Change Management, weil so mögliche Widerstände gegen neue Arbeitsabläufe überwunden werden konnten. Um den größtmöglichen Erfolg der Kampagne sicherzustellen, teilten wir die Mitarbeitenden in Zielgruppen mit unterschiedlichen Prioritäten auf, damit diese während der Einführung möglichst effektiv angesprochen werden konnten.

 

6. Welche Medien waren für Vycrim am besten geeignet?

 

Unter den verschiedenen Medienformaten, die während des Einführungsprozesses zum Einsatz kommen sollten, wählten wir drei Medientypen aus, die vorrangig produziert werden sollten: Screencasts für eine schrittweise Anleitung zur Nutzung von ClickUp, Click-Through-Simulationen für praktische Übungen mit der Software und Erklärvideos, um die Motivation der verschiedenen Zielgruppen zu fördern.

 

7. Mit welchen Medienprototypen sollten wir beginnen?

 

Unter den verschiedenen Zielgruppen hatte das Datenanalysten-Team von Vycrim eine besonders hohe Priorität, da diese Mitarbeitenden in ClickUp besondere Anwendungsfälle hatten. Also erstellten wir drei Prototypen für sie: einen Screencast, eine entsprechende Click-Through-Simulation und ein motivierendes Erklärvideo.

​

8. Wie konnten diese Prototypen weiter verbessert werden?

 

Sobald wir die drei Prototypen fertiggestellt hatten, testeten wir sie mit unserem Zielpublikum. Dies führte zu einigen aufschlussreichen Rückmeldungen, wie z. B.: "Der Screencast war gut, aber können die Schritte auch in einem realen Projektkontext erklärt werden?"

 

9. Optimierung und Rollout der Prototypen

 

Unter Berücksichtigung aller Rückmeldungen führten wir alle drei Prototypen - den Screencast, die Click-Through-Simulation und das Erklärvideo - bei Vycrim ein.

 

10. Wie konnten die Prototypen die Produktion zukünftiger Module weiter beeinflussen?

 

Anschließend überprüften wir die Lerneffizienz der Prototypen bei unserer gesamten Zielgruppe. Zu diesem Zweck war ein Punktezähler für korrekte Klicks in der Softwaresimulation besonders nützlich. Dieser half uns zu erkennen, wo genau die Lernenden Schwierigkeiten hatten. Ein Fragebogen, den die Zielgruppe nach dem Anschauen des Erklärvideos ausfüllte, half uns außerdem zu erkennen, wie sich die Change-Management-Kampagne positiv auf die Akzeptanz von ClickUp bei den Mitarbeitenden von Vycrim auswirkte.

 

11. Produktion weiterer Module und Medien in Chargen

 

Unter Berücksichtigung der Erkenntnisse aus den vorherigen Einheiten begonnen wir mit der Produktion der anderen Module, wobei wir sicherstellten, dass alle Materialien - ob E-Learning- oder Change-Medium - für die jeweiligen Zielgruppen optimiert und angepasst wurden.

 

12. Mediennutzung durch Vycrim-Mitarbeitende

 

Bei der Einführung setzten sich 85 % des Vycrim-Teams innerhalb der ersten Woche aktiv mit den Materialien auseinander, und in den folgenden Wochen kam es zu einem Anstieg der ClickUp-Nutzung und einer geringeren Abhängigkeit von den vorherigen Apps.

 

13. Weitere Evaluierung

 

Gemäß unseres ursprünglichen Ziels stieg bis zum ersten Quartal 2024 die Arbeitszeitseffizienz bei der Projektabwicklung um 27 %. Vycrim erreichte durch eine gut organisierte Implementierung von ClickUp nicht nur die angestrebte Effektivität, sondern förderte auch eine Arbeitsumgebung, in welcher eine neue Software Arbeitsabläufe erleichterte und sie schneller, einfacher und müheloser als je zuvor machte.

 

Unten können Sie einige der Ergebnisse unseres Prozesses sehen: das Erklärvideo, die Screencast-Videos und die Software-Simulation.

 

 

 

 

​